loader

Pozabite na trike: tukaj je najboljši način za organiziranje Gmail nabiralnik

Anonim

Priznanja e-poštnega predala se pojavljajo. Najprej je Google predstavil prioritetno mapo »Prejeto« in zdaj uporablja zavihke kategorij. Dropbox je kupil nabiralnik, ki vašo mapo »Prejeto« spremeni v seznam opravil. Microsoftov Outlook.com ima funkcijo Sweep, ki samodejno očisti vašo mapo Prejeto.

Vse to so poskusi upravljanja z e-poštnim nabiralnikom za vas. Ti triki niso nikoli tako pametni kot vi sami, tako da lahko vašo elektronsko pošto naredite precej pametnejšo.

Gmail bomo uporabljali tukaj, vendar morajo biti načela podobna za vse e-poštne odjemalce.

Uporabite klasično mapo Prejeto

Najprej se bomo znebili tistega, kar danes uporablja Gmail. Te mape prejetih sporočil nikoli ne dobijo popolnoma pravih kategorij in prednostnih nalog. Prisilijo vas, da greste skozi vso svojo e-pošto, da bi zagotovili, da ne boste ničesar zamudili in vas spodbujali, da neprekinjeno dobivate neželene e-poštne naslove, tako da jih pometate pod preprogo.

Če želite uporabiti bolj klasično mapo »Prejeto« v Gmailu, kliknite ikono zobnika in izberite Nastavitve. Kliknite zavihek Prejeto, kliknite polje Prejeto in izberite Neprebrano. Vse zavihke in prednostne možnosti bodo izginile.

Odjavite se iz e-pošte, ki vam ni všeč

Ko so kategorije z zavihki in prednostne naloge onemogočene, bo vsa vaša e-poštna sporočila razvrščena v en velik kup. Vse tiste neuporabne e-poštne nasvete za obvestila o socialnem omrežju in glasila, ki jih ne zanima, bodo v vaši nabiralnik skupaj z vašimi pomembnimi e-poštnimi sporočili.

To je dobro - namesto samo pometanje e-poštnih sporočil, ki jih ne želite videti pod preprogo, jih morate ustaviti pred prihodom.

Razmislite o vrsti e-poštnih sporočil, ki jih ne želite videti. Pogoste vrste neuporabnih e-poštnih sporočil so obvestila Facebook in Google+, promocijska e-poštna sporočila in glasila, ki ste jih morda nenamerno prijavili. Kadar pride e-poštno sporočilo, ki ga ne želite videti, ga odprite in uporabite povezavo Odjava - na splošno boste našli te podatke na dnu e-pošte - da se odjavite iz e-pošte in preprečite, da bi prišli v prihodnosti.

(Upoštevajte, da ne smete uporabljati povezave za preklic naročila, če je e-pošta dejansko neželena pošta, saj bo pošiljatelj neželene pošte to sprejel kot znak, da nekdo bere e-poštno sporočilo in pošilja še več neželene pošte. Kliknite gumb Spam, če je to resnično e-poštno sporočilo. in kliknite Prekliči naročilo, če je to legitimna organizacija.)

Seveda, pravzaprav odjavljanje je malo bolj vnaprej, vendar pa je vaša e-pošta dolgoročno bolj obvladljiva. Kadar koli pride e-poštno sporočilo, ki ga ne zanima, uporabite povezavo za preklic naročila in takoj preprečite prihodnji e-poštni naslov.

Pošiljanje neuporabnih e-poštnih sporočil, ki jih ne morete preklicati, v smeti

V skladu z ameriškimi zakoni (natančneje, CAN-SPAM Act) je dejansko nezakonito, da podjetje v svojih e-poštnih sporočilih ne zagotovi povezave za odjavo, tako da lahko zavrnete prihodnja e-poštna sporočila. Vendar pa nekatera podjetja niso prejela beležke ali pa jih ne skrbi. Namesto da bi se lotili pravnih dejanj, da bi se umaknili s svojih e-poštnih seznamov, lahko preprosto ustvarite filter, ki bo vse prihodnje e-poštne naslove poslal v smeti, kjer jih ni treba videti.

Pri obravnavi takega e-poštnega sporočila v Gmailu ga odprite, kliknite povezavo Več in izberite možnost Filtriraj sporočila, kot je ta. Nastavite filter, da blokira e-poštna sporočila - na primer, če nikoli ne skrbite za prejemanje drugih e-poštnih sporočil tega pošiljatelja, lahko filtrirate glede na njihov e-poštni naslov. S tem filtrom pošljite vsa takšna e-poštna sporočila v koš.

Samodejno arhivirajte e-poštna sporočila, ki jih ne želite videti

Nekatera e-poštna sporočila so pomembna, vendar jih morda ne želite videti. Na primer, spletne trgovine vam lahko pošljejo potrdilo o prejemu vsakič, ko kupite kaj od njih. Dobro je, da imate takšne račune samo v primeru, da jih potrebujete, če pa pogosto kupujete izdelke in nikoli ne želite videti takšnih e-poštnih sporočil, boste morda želeli preprečiti, da bi sploh dosegli vašo mapo »Prejeto«.

To velja za veliko različnih vrst e-pošte - na primer, PayPal vam pošlje e-poštno sporočilo »Prenos denarja na vašo banko« vsakič, ko dvignete denar. Morda boste želeli to e-poštno sporočilo za vaše zapise, vendar ga morda ne želite videti v mapi »Prejeto«.

Če samodejno arhivirate takšna e-poštna sporočila, ko pridejo, lahko ta postopek vključite v samopilot. Odprite takšno e-poštno sporočilo, kliknite gumb Več v Gmailu in izberite možnost Filtriraj sporočila, kot je ta. Prilagodite filter, da bo vseboval e-poštna sporočila, ki jih želite ujeti - verjetno na podlagi teme, če je vedno ista. Povejte Gmailu, da samodejno arhivira e-poštna sporočila in jih označi kot prebrane, da vas ne bodo motili.

Gmail lahko tudi samodejno doda oznako, na primer »Samodejno arhivirano« ali bolj specifična oznaka. To vam bo omogočilo hitro iskanje e-poštnih sporočil v prihodnosti, če jih dejansko potrebujete.

Nastavite samodejne oznake

Če ste sledili temu postopku, bi morali zmanjšati obseg dohodnih e-poštnih sporočil. Zdaj vam bomo pomagali razvrstiti e-poštna sporočila, ki vas zanimajo.

Ta del je neobvezen, vendar vam lahko pomaga, če prejmete veliko e-pošte - zlasti za različne namene. Morda ste na primer združili več Gmailovih računov v eno mapo »Prejeto« in dobili vsa vaša osebna in delovna e-poštna sporočila na istem mestu.

Poskusite ustvariti filtre, ki samodejno razvrstijo dohodno e-pošto v določene oznake. Na primer, e-poštna sporočila iz vaše banke lahko samodejno dobijo oznako »Banka«. Lahko bi imeli osebno e-pošto z oznako »Osebno« in delovna e-poštna sporočila dobijo oznako »Delo«. Prejemki za kupljene izdelke lahko dobijo oznako »Prejemki«. Tega dela ni treba opraviti ročno - preprosto nastavite Gmail, tako da bo samodejno razvrstil vaš e-poštni naslov v kategorije.

Barvno kodo vseh teh oznak in lahko vaš e-poštni odjemalec samodejno kategorizira e-poštna sporočila in vam pokaže, kje so. Če želite označiti oznako v Gmailu, kliknite njeno barvno polje v levem podoknu in izberite novo barvo.

S takšnim sistemom nalepk lahko aplikacijo Gmail v Androidih in e-poštne prijavitelje na drugih platformah celo obvestite, ko nova pomembna sporočila pridejo do novih sporočil, kar preprečuje preobremenitev obvestil.

Če obstajajo nekatera e-poštna sporočila, ki jih želite označiti - morda e-poštna sporočila vašega šefa ali zakonca - lahko nastavite filter za samodejno označevanje sporočil tega pošiljatelja ob prihodu. V nastavitvah mape »Prejeto« v Gmailu lahko izberete vrsto prejetih sporočil »Najprej z zvezdico«, tako da se bodo tako pomembna e-poštna sporočila samodejno dvignila na vrh mape »Prejeto«. To bi se zgodilo natančno glede na to, kako konfigurirate Gmail - ne bi se morali boriti z prioritetnim sistemom za prejeto pošto in poskusiti naučiti Gmailu, kaj je pravzaprav pomembno.


To ni proces, ki ga določite in pozabite. Seveda, ko se odjavite iz e-pošte ali nastavite filter, bo vaš e-poštni odjemalec še naprej ukrepal pri vseh dohodnih e-poštnih sporočilih - vendar bodo vedno prispele nove vrste e-poštnih sporočil. Ukrepati boste morali, da se odjavite in pravilno filtrirate, da preprečite, da bi prejeta sporočila ponovno postala neorganizirana.

E-poštni triki poskušajo avtomatizirati ta proces - poskušajo samodejno skriti e-poštna sporočila, ki jih ne želite videti, poudariti, kaj je pomembno, in vašo e-pošto kategorizirati za vas. Toda, z malo bolj vnaprejšnjim delom, lahko nastavite svoj e-poštni nabiralnik tako, da bo deloval točno tako, kot želite, in odpravite potrebo po vseh teh zvijačah.

Izbira Urednika